Miten tiedolla johtaminen auttaa pitämään kiinteistöt kunnossa ja talouden hallinnassa?

Tiedolla johtamisesta puhutaan kiinteistöalalla enemmän kuin koskaan. Mutta mistä siinä todella on kyse, ja miksi se on niin tärkeää?

Meidän arjessamme päätökset eivät voi nojata pelkkään mutuun. Kun käytössä on luotettavaa ja ajantasaista tietoa, osataan tehdä parempia päätöksiä: budjetoida realistisesti, varautua rahoitusriskeihin ja suunnitella korjaushankkeet niin, että kiinteistöjen arvo säilyy ja asukkaiden asumiskokemus paranee.

Tiedolla johtaminen ei kuitenkaan tarkoita vain datan keräämistä. Kyse on siitä, että osataan erottaa olennainen tieto massasta ja käyttää sitä viisaasti – arjen päätöksissä, pitkän aikavälin suunnittelussa ja riskienhallinnassa. 

Me Pandialla tiedämme, että hyvä tiedolla johtaminen rakentuu pienistä asioista: siitä, että vuokrausaste lasketaan oikein, budjetit laaditaan vertailukelpoisesti ja korjaushankkeet suunnitellaan tarpeen ja faktojen, ei oletusten varaan.

Tässä artikkelissa käymme läpi kiinteistöalan tärkeimmät tunnusluvut, budjetoinnin ja ennustamisen parhaat käytännöt, rahoitussuunnittelun perusasiat ja sen, miten Kenno ja Pandian taloustuotteet tekevät tiedolla johtamisesta arkea – ei ylimääräistä taakkaa.

Mitä tiedolla johtaminen on käytännössä?

Tiedolla johtaminen tarkoittaa, että päätökset tehdään luotettavan ja ajantasaisen tiedon pohjalta. Emme nojaa arvailuun tai vanhoihin oletuksiin, vaan katsomme suoraan faktoja. Näin talous pysyy hallinnassa ja kiinteistöjen arvo kehittyy oikeaan suuntaan.

Tiedon kerääminen ei vielä riitä. Oleellista on, että tieto tukee arjen päätöksiä, auttaa ennakoimaan muutoksia ja ohjaa kehittämään toimintaa oikeaan suuntaan.

Me Pandialla suhtaudumme tiedolla johtamiseen käytännönläheisesti. Tiedämme, että numeroiden takana on aina tarina. Kun käyttöaste laskee tai budjetti ylittyy, emme tyydy toteamaan asiaa, vaan pureudumme syihin. Tällä tavalla pystymme kehittämään toimintaa ja estämään ongelmat ennen kuin ne kasvavat suuriksi.

Esimerkki arjesta:
Jos kiinteistön vuokraus viivästyy, emme jää katsomaan pelkkää käyttöastetta. Käymme läpi, missä prosessissa hidastuminen tapahtuu. Ovatko tarjoukset lähteneet ajoissa? Onko korjaukset hoidettu ennen näyttöjä? Näin pääsemme kiinni oikeisiin kehityskohteisiin.

Kiinteistöalan keskeiset tunnusluvut: mistä oikeasti kannattaa välittää?

Kiinteistöalalla lukuja on paljon. Kannattaa pitää katse niissä toiminnan kannalta tärkeimmissä: keskity mittareihin, jotka kertovat suoraan toiminnan ja talouden tilasta. Me painotamme erityisesti käyttöastetta, vaihtuvuutta ja nettovuokratuottoa.

Käyttöaste kertoo vuokrauksen onnistumisesta

Käyttöaste mittaa, kuinka suuri osa vuokrattavasta tilasta tuottaa tuloa. Se lasketaan vertaamalla sopimushintoja koko vuokrattavaan potentiaaliin, ei pelkkiä keskiarvoja pyörittelemällä.

Esimerkki:
Jos kiinteistön huoneistot ovat pinta-alaltaan keskiarvolta 85-prosenttisesti vuokrattuina, ensimmäinen ajatus voi olla, että käyttöaste on 85 %. Todellisuudessa käyttöaste voi olla tätä alempi, jos tyhjänä olevat huoneistot ovat vuokrahinnaltaan keskimääräistä kiinteistökantaa kalliimpia.

Käyttöastetta laskettaessa pitää aina huomioida huoneistokohtainen hinta ja myös, että tämä hinta voi muuttua kuukaudesta toiseen. Siksi käyttöaste pitää laskea huoneistokohtaisesti ja huomioiden jokaisen huoneiston hinta, ei vain arvioida kokonaisuutta.

Vaihtuvuus paljastaa piileviä ongelmia

Vaihtuvuus kertoo, kuinka suuri osa asunnoista vaihtaa käyttäjää tietyllä ajanjaksolla. Liian korkea vaihtuvuus voi viestiä esimerkiksi huonosta asumiskokemuksesta tai puutteellisesta kunnossapidosta.

Esimerkki:
Jos 1 200 asunnon kiinteistökannasta 34 sopimusta päättyy kuukaudessa, vaihtuvuus on 2,8 %. Yksittäinen luku ei vielä kerro kaikkea, mutta vertaamalla sitä edellisvuoden vastaavaan aikaan saadaan käsitys kehityssuunnasta. Entistä tärkeämpää on pureutua sopimuksen päättymisen syihin, jotta vaihtuvuuteen päästään vaikuttamaan.

Nettovuokratuotto kertoo kiinteistön tuottavuudesta

Nettovuokratuotto on yksi tärkeimmistä mittareista, erityisesti vapaarahoitteisessa kiinteistökannassa. Se näyttää, paljonko kiinteistö tuottaa kulujen jälkeen. Nettovuokratuoton rooli on osoittaa kiinteistön taloudelliset ominaisuudet. Kun kaikkien kohteiden nettovuokratuotto lasketaan samalla tavalla, voidaan kohteita verrata toisiinsa.

Esimerkki:
Jos kiinteistön vuokratuotot ja kulut ovat tiedossa, nettovuokratuotto saadaan vähentämällä ylläpitokulut tuotoista. Usein nettovuokratuottoa verrataan kohteen käypään arvoon, jolloin saadaan nettovuokratuottoprosentti eli kuinka kiinteistö tuottaa suhteessa siihen sitoutuneeseen pääomaan. Tässä mittarissa pienetkin muutokset näkyvät nopeasti, kun kiinteistökanta elää.

Budjetointi ja ennustaminen – kuinka saadaan kiinteistöalan numerot haltuun?

Budjetointi ja ennustaminen ovat kiinteistöalalla paljon enemmän kuin vain numeroiden pyörittämistä. Ne luovat pohjan sille, että toiminta pysyy suunnassa ja taloudelliset riskit pysyvät hallinnassa.

Budjetoinnin haasteet tulevat vastaan arjessa

Useimmissa kiinteistöyhtiöissä budjetointiin liittyy edelleen monta mutkaa. Järjestelmät voivat olla hajanaisia, tieto kulkee Exceleissä, ja manuaalinen syöttötyö vie aikaa ja kasvattaa virheriskiä.

Toinen iso haaste liittyy vertailutietoon. Jos emme tiedä, miltä kulut tai vuokratuotot näyttivät aiemmin vastaavissa olosuhteissa, tulevan arviointi on pelkkää arvailua. Ja kun toimintaympäristö muuttuu nopeasti, esimerkiksi energiakustannusten tai korkotason heilahtelujen takia, on tärkeää, että budjetointi elää mukana, eikä jää vuosittaisen kertarysäyksen varaan.

Mitä budjettilukujen taakse kätkeytyy?

Pelkkä budjettisumma ei kerro kaikkea. Tärkeämpää on ymmärtää, mitä luku oikeasti tarkoittaa.

Esimerkki:
Jos vuokratuotto on arvioitu 500 000 euroksi, siihen vaikuttavat sopimusten hinnat, mahdollinen tyhjäkäyttö ja markkinan muutokset. Tai jos lämmityskulut budjetoidaan 150 000 euroon, siihen sisältyy arvio sekä kulutuksesta että energian hinnan kehityksestä.

Budjettilukujen taakse kannattaa aina katsoa kriittisesti. Onko esimerkiksi korjausbudjetissa huomioitu suhdanteiden vaikutus korjausmateriaaleihin ja työvoimaan? Tai onko laskettu, miten pienikin lämmityskustannusten nousu kertautuu isoon kiinteistökantaan?

Ennustaminen ei ole kristallipalloon katsomista

Hyvä ennustaminen perustuu skenaarioihin. Autamme asiakkaitame rakentamaan vaihtoehtoisia tulevaisuuskuvia: mitä tapahtuu, jos energiakustannukset nousevat 10 %? Miten korkojen nousu vaikuttaa lainanhoitokuluihin? Ennustaminen ei siis ole arvaamista, vaan valmistautumista erilaisiin kehityskulkuihin.

Esimerkki:
Jos korkotaso nousee yhdellä prosenttiyksiköllä, ja lainakantaa on 100 miljoonaa euroa, lisäkustannus voi olla jopa miljoona euroa vuodessa. Kun tämän tietää etukäteen, päätöksiä ei tarvitse tehdä kiireessä, vaan niihin voidaan varautua suunnitelmallisesti.

Rahoitussuunnittelu: riskit haltuun ennen kuin ne yllättävät

Kiinteistöyhtiöiden taloudessa rahoitus on aivan keskeisessä roolissa. Pienetkin muutokset korkotasossa tai lainaehdoissa voivat heilauttaa taloutta enemmän kuin moni arjessa huomaa.

Miksi rahoitukseen kannattaa paneutua ajoissa?

Rahoitus on kiinteistön kassavirran selkäranka. Vaikka lainamäärät eivät aina vaikuta suurilta, lainapääomat ovat usein mittavia. Siksi pienetkin muutokset lainaehtoihin voivat näkyä suoraan tuloksessa.

Olemme huomanneet, että parhaiten menestyvät yhtiöt eivät jätä rahoituksen hallintaa sattuman varaan, vaan seuraavat lainojen tilannetta jatkuvasti ja tekevät tarvittavia toimenpiteitä ajoissa.

Esimerkki:
Kun lainojen koron tarkistusajankohdat ovat tiedossa, pystytään ennakoimaan, milloin korkokustannukset voivat muuttua. Tämä antaa aikaa valmistautua, esimerkiksi kilpailuttamalla lainat tai neuvottelemalla paremmat ehdot.

Simulointi avaa vaihtoehtoja

Yksi tehokkaimmista keinoista hallita rahoitusriskit on skenaariosuunnittelu. Pandian työkaluilla pystymme simuloimaan, mitä tapahtuu eri korkotasoilla. Näin saadaan näkyviin, mikä vaikutus on esimerkiksi yhdellä prosenttiyksiköllä korkoon tai millaisia riskejä yksittäisiin lainoihin liittyy. Hyvä simulointiesimerkki on, miltä kassavirta näyttää jos korot nousevat tai laskevat yhden prosenttiyksikön?

Esimerkki:
Jos lainakannassa on mukana kiinteäkorkoisia lainoja, kannattaa selvittää, milloin niiden seuraava tarkistus tapahtuu ja miten uusi korkotaso määräytyy. Näin vältetään ikävät yllätykset ja osataan tarvittaessa reagoida etukäteen.

Tarkka rahoitussuunnittelu tuo turvaa päätöksiin

Hyvin hoidettu rahoitussuunnittelu auttaa pitämään kassavirran vakaana ja mahdollistaa järkevän budjetoinnin myös pidemmällä aikavälillä. Kun laina-asiat ovat kunnossa ja vaihtoehdot mietitty valmiiksi, koko kiinteistöyhtiön toiminta on vakaammalla pohjalla.

Korjaushankkeiden suunnittelu ja seuranta: fiksut päätökset alkavat oikeasta tiedosta

Korjaushankkeet ovat yksi suurimmista investoinneista kiinteistöalalla. Siksi niihin liittyvät päätökset on tehtävä huolella ja oikeaan tietoon nojaten, ei mututuntumalla.

Mitä pitää tietää ennen korjauspäätöstä?

Hyvä korjaushankkeen suunnittelu lähtee siitä, että tiedämme mitä ollaan tekemässä, miksi ja mihin hintaan. Tässä vaiheessa tieto esimerkiksi kiinteistön nykykunnosta, aiemmista huoltokokemuksista ja energiankulutuksesta on kullanarvoista.

Esimerkki arjesta:
Kun suunnittelemme vesikaton uusimista, ei riitä, että katsotaan nykyinen kunto. Pitää myös huomioida, miten korjaus vaikuttaa vuokraukseen yleisen viihtyvyyden kautta, käyttöasteeseen ja tuleviin huoltokuluihin. Jos samalla voidaan parantaa energiatehokkuutta, investoinnin takaisinmaksuaika lyhenee merkittävästi.

Kannattaa myös katsoa kokonaisuutta kiinteistökannan tasolla. Jos useampi kohde on vesikattoremontin tarpeessa, voi olla järkevää yhdistää hankkeet. Näin urakoitsijoilta saadaan enemmän tarjouksia ja kilpailun kautta paremmat hinnat.

Seuranta paljastaa, miten hyvin päätökset pitävät

Korjaushankkeiden onnistuminen ei lopu siihen, että projekti valmistuu. Yhtä tärkeää on seurata, pysyttiinkö budjetissa, pysyivätkö aikataulut ja tuliko yllättäviä lisäkustannuksia. Näiden tietojen avulla opitaan tulevaa varten ja vältetään samat virheet seuraavissa hankkeissa. Lisäksi palaute urakan sujuvuudesta ja laadusta palvelee tulevia hankkeita suunniteltaessa.

Esimerkki:
Jos huomataan, että samanlaisissa remonttiprojekteissa budjetti ylittyy toistuvasti tietyssä vaiheessa (esimerkiksi työmaan aloituksessa), siihen voidaan varautua jo seuraavalla kerralla tarkemmalla suunnittelulla tai tiukemmalla projektiohjauksella.

Pandia investoinnit tuo näkyvyyttä korjaushankkeisiin

Pandia investoinnit kokoaa korjaushankkeiden suunnittelun ja seurannan samaan paikkaan. Näin pystymme vertailemaan hankkeita keskenään, tunnistamaan riskit ajoissa ja rakentamaan priorisointimallin, jolla korjaukset tehdään järkevässä järjestyksessä ja tarve edellä.

Miten tuemme tiedolla johtamista kiinteistöalalla?

Tiedolla johtaminen vaatii laadukasta dataa, toimivia työkaluja ja selkeitä prosesseja. Olemme rakentaneet ratkaisut juuri tätä ajatellen. Tavoite on yksinkertainen: tehdä tiedon hyödyntämisestä arkea, ei erillistä ponnistusta.

Laadukas tieto joka päivä, ei vain budjettikauden alla

Pandian järjestelmissä tieto elää ja päivittyy jatkuvasti. Se tarkoittaa, että luvut eivät jää irrallisiksi tilannekuviksi, vaan ovat aidosti päätöksenteon tukena. Varmistamme, että kirjanpidon luvut tulevat järjestelmiin oikein ja ajallaan, kiinteistötiedot pysyvät ajan tasalla ja budjetoinnin vertailutiedot ovat luotettavia.

Taloustuotteet rakentavat pohjan

Lainat, Budjetointi ja Investoinnit tarjoavat työkaluja, joilla rahoitus, budjetointi ja investointien suunnittelu hoituvat tehokkaasti ja ennakoitavasti.

• Lainat-työkalu auttaa hallitsemaan lainasalkkua, ennustamaan korkojen vaikutuksia ja varautumaan muutoksiin hyvissä ajoin.
• Budjetointi-työkalu  tekee budjetoinnista sujuvampaa ja tuo varmuutta siihen, että pohjaluvut pitävät.
• Investoinnit-työkalu tukee korjaushankkeiden suunnittelua ja pitkäjänteistä kiinteistön arvon ylläpitoa.

Kenno vie operatiivisen toiminnan tiedot yhteen paikkaan

Kennon avulla saadaan kattava näkyvyys liiketoiminnan kriittisiin prosesseihin, kuten vuokraukseen ja huoltoon. Käyttöasteet, vikakorjausten läpimenoajat ja vuokrauksen myyntiprosessin tehokkuus löytyvät helposti ja vertailukelpoisesti. Näin ei tarvitse arvailla, miten kiinteistöt voivat tai missä kehittämistä tarvitaan.

Kaikki tämä rakentaa tiedolla johtamisen kulttuuria

Kun tieto on luotettavaa, helposti saatavilla ja hyödynnettävissä arjen päätöksissä, koko organisaatio oppii tekemään fiksumpia ratkaisuja. Me Pandialla olemme mukana varmistamassa, että tiedolla johtaminen ei jää tavoitteeksi, vaan muuttuu tavaksi toimia.

—

Tiedolla johtaminen ei ole enää valinnaista kiinteistöalalla. Se on edellytys, että pysyy kehityksessä mukana, se varmistaa kiinteistöjen arvon ja auttaa johtamaan toimintaa fiksusti myös tulevaisuudessa.