Mitä odottaa, kun vaihdat kiinteistöhallintajärjestelmää?

Näin sujuu Kennon käyttöönotto askel askeleelta

Kiinteistöhallintajärjestelmän vaihtaminen voi tuntua isolta urakalta. Moni miettii, mitä kaikkea siihen liittyy ja miten se vaikuttaa arjen tekemiseen. Kuinka iso projekti tästä lopulta tulee? Miten käyttöönotto etenee ja mitä pitää huomioida?

Meillä on takana jo yli 200 käyttöönottoprojektia. Me tiedämme, mikä toimii ja mikä vie ojasta allikkoon. Siksi uskallamme sanoa suoraan: kun vaihdat moderniin järjestelmään, käyttöönoton ei tarvitse olla kaaos. Hyvin suunniteltu projekti ja oikea kumppani rinnalla tekevät siitä hallittavan ja selkeän prosessin.

Tässä artikkelissa käymme läpi, miten Kennon käyttöönotto etenee vaihe vaiheelta. Samalla vastaamme kysymyksiin ja huoliin, jotka nousevat esiin melkein jokaisessa järjestelmäprojektissa.

Miksi järjestelmä vaihdetaan?

Me kuulemme tämän kysymyksen usein: ”Haluamme vaihtaa järjestelmää, mutta uskallammeko?”

Ja ymmärrämme hyvin, mistä se kumpuaa. Järjestelmän vaihto ei koskaan ole pieni päätös. Mutta monessa kiinteistöyhtiössä kipupisteet ovat ehtineet kasvaa liian suuriksi. Vanha järjestelmä ei enää taivu tukemaan liiketoiminnan kehittämistä: se alkaa ennemminkin jarruttaa.

Nämä ovat tyypillisimmät syyt vaihtaa kiinteistöhallintajärjestlmää:

• Järjestelmä ei kehity eikä pysy mukana alan muutoksessa.
  Prosessit jäävät kiinni vanhoihin toimintatapoihin, vaikka maailma ympärillä muuttuu.
• Integraatiot eivät toimi.
  Tietoja siirretään käsin, virheet kasaantuvat ja data on hajallaan eri järjestelmissä.
• Käytettävyys on heikko.
  Arjen työ on kankeaa ja järjestelmä kuormittaa ihmisiä – eikä siihen uskalleta enää koskea, koska kaikki tuntuu niin monimutkaiselta.
• Kustannukset karkaavat käsistä.
  Jokainen muutos ja kehitystyö maksaa maltaita. Vähitellen kehittäminen loppuu kokonaan.
• Data ei ole kunnossa.
  Päätöksiä tehdään mututuntumalla, kun luotettavaa tietoa ei saada ulos järjestelmästä.
• Järjestelmästä tulee riski.
  Käyttö nojaa muutaman ihmisen hiljaiseen tietoon. Jos avainhenkilö lähtee, koko paketti on vaarassa levitä käsiin.

Näistä lähtökohdista me lähdimme kehittämään Kennoa yhdessä alan suurimpien toimijoiden kanssa. Meille oli selvää, että kiinteistöalalle tarvitaan ratkaisu, joka ei jää historiaan heti käyttöönottopäivän jälkeen. Järjestelmä, joka oikeasti tukee arjen tekemistä, mahdollistaa kasvun ja pysyy mukana muutoksessa.

Mitä Kennon käyttöönotto oikeasti tarkoittaa?

Käyttöönotto ei ole vain tekninen siirto vanhasta järjestelmästä uuteen. Se on koko organisaation yhteinen projekti, jossa päivitetään toimintatapoja, prosesseja ja osaamista vastaamaan nykypäivän tarpeita.

Me olemme rakentaneet käyttöönotosta selkeän ja vaiheistetun prosessin. Tiedämme, että jokainen asiakas on erilainen, mutta hyvät käytännöt ja selkeä malli auttavat varmistamaan, että homma etenee hallitusti alusta loppuun.

Näin Kennon käyttöönotto etenee:

1. Aloitus ja kartoitus
Yhdessä käymme läpi lähtötilanteen. Miten teillä toimitaan nyt, mitä tavoitteita teillä on ja mitä osia Kennosta otetaan käyttöön. Tavoitteena on varmistaa, että aloitamme oikealla ymmärryksellä ja asetamme selkeät tavoitteet koko projektille.

2. Datan siirto ja validointi
Siirrettävä data käydään läpi ja puhdistetaan tarvittaessa. Tämä on tärkeä vaihe, koska huonolaatuinen data vanhasta järjestelmästä ei saa lähteä siirtymään sellaisenaan uuteen.

3. Projektinhallinta Monday.com-työkalulla
Jokainen vaihe ja tehtävä dokumentoidaan yhteiseen työkaluun. Näin kaikki pysyvät kartalla siitä, mitä tehdään, kuka tekee ja milloin.

4. Integraatiot ja rajapinnat
Rakennamme tarvittavat yhteydet esimerkiksi markkinointikanaviin, asukassivutoteutuksiin ja muihin liiketoimintakriittisiin järjestelmiin. Kenno on avoin ja helposti integroitavissa, joten mahdollisuuksia on paljon.

5. Koulutukset ja testaaminen
Käyttäjät saavat käytännönläheistä koulutusta Kennon käyttöön. Samalla testaamme yhdessä, että kaikki toimii niin kuin pitääkin.

6. Tuotantoon siirtyminen ja rinnakkaiskäyttö
Kenno voidaan ottaa käyttöön hallitusti rinnakkain vanhan järjestelmän kanssa. Tämä mahdollistaa joustavan tuotantoonsiirtymisen ja palveluiden pysymisen käytettävänä koko prosessin ajan.

7. Tuki ja jatkuva kehittäminen
Käyttöönoton jälkeen työ jatkuu – me olemme edelleen mukana varmistamassa, että saatte Kennosta kaiken hyödyn irti.

Tuki koko matkan ajan: olemme teitä varten

Mielestämme järjestelmän käyttöönotto ei saa olla pelkkä “asennuspalvelu”, jossa me jätämme teidät yksin teknisen käyttöönottopaketin kanssa. Siksi me olemme mukana koko matkan ajan – projektin alusta aina siihen hetkeen, kun Kenno on teillä aidosti käytössä ja osa arkea.

Meidän tuki tarkoittaa käytännössä:

• Oikeita ihmisiä teidän rinnalla
  Meidän käyttöönottoasiantuntijat tuntevat kiinteistöalan prosessit ja tietävät, miten saadaan homma maaliin. He eivät puhu pelkkää teknistä jargonia, vaan auttavat ymmärtämään, miten uudet toimintatavat saadaan istumaan teidän arkeen.
• Projektin vetäjä, joka pitää langat käsissä
  Me emme jätä teitä “itseohjautuvaksi” tiimiksi. Me ohjaamme projektia ja huolehdimme siitä, että sovitut asiat etenevät.
• Monday-projekti näkyvissä kaikille
  Kaikki tehtävät, vastuut ja aikataulut kirjataan Monday projektinhallintajärjestelmään ja ne käydään yhdessä läpi. Tämä tuo varmuutta ja läpinäkyvyyttä tekemiseen.
• Koulutukset ja käytännön sparraukset
  Me koulutamme teidän tiimin ja autamme ottamaan Kennon haltuun arjen työssä – ei pelkästään teoriassa.
• Jatkuva tuki myös käyttöönoton jälkeen
  Käyttöönotto on vasta alku. Me olemme teidän kumppani myös jatkossa, kun haluatte kehittää toimintaa eteenpäin.

Meidän porukka on täällä teitä varten: saatte kumppanin, joka auttaa, kysyy ja haastaa. Tärkeintä meille on, että te onnistutte.

Moderni tietopohja ja tekoälyvalmius heti käytössä

Kun vaihdat Kennon kaltaiseen järjestelmään, et saa pelkästään uusia nappuloita ja näkymiä. Saat modernin pohjan koko toiminnan kehittämiseen. Me olemme rakentaneet Kennon tietomallin niin, että kaikki olennaiset tiedot löytyvät yhdestä paikasta, ja niistä saa oikeasti hyötyä irti.

Laadukas ja yhtenäinen tietomalli

Kennon ytimessä on selkeä ja yhtenäinen tietomalli, joka tukee kiinteistöhallinnan kaikkia keskeisiä prosesseja. Se tarkoittaa esimerkiksi:

• Kiinteistöjen, huoneistojen, sopimusten ja asukkaiden tiedot ovat ajan tasalla ja helposti saatavilla.
• Kaikki tieto on strukturoitua: ei vapaamuotoisina muistiinpanoina eri paikoissa.
• Data on heti käyttökelpoista esimerkiksi raportointiin ja päätöksenteon tueksi.

Valmius tekoälyn hyödyntämiseen

Olemme varautuneet tulevaan. Kennon tietomalli ja rajapinnat on rakennettu niin, että tekoälyä voi hyödyntää heti, kun se tuo lisäarvoa teidän toimintaan. Esimerkiksi:

• Ennakoiva ylläpito: tekoäly voi ehdottaa toimenpiteitä ennen kuin ongelmat kasvavat.
• Tiedon automaattinen luokittelu ja rikastaminen.
• Viestinnän ja asiakaspalvelun tukeminen älykkäillä työkaluilla.

Emme puhu tekoälystä huvikseen, vaan lähestymme käytännönläheisesti: tekoälyä on hyödynnettävä, kun siitä on oikeasti hyötyä arjen tekemisessä.

Avoimet ja helposti integroitavat rajapinnat

Kenno ei sido teitä yhteen toimittajaan tai palveluun. Kenno on rakennettu alusta asti niin, että se on helposti integroitavissa muihin järjestelmiin. Voitte siis valita vapaasti teille parhaat kumppanit esimerkiksi:

• Kirjanpitoon
• Markkinontikanaviin: Oikotie, Etuovi, Vuokraovi ja omat kotisivut
• Maksuliikenteeseen
• Viestintäpalveluihin
• Asiakasportaaleihin

Meidän mielestä järjestelmän pitää palvella teitä joka tilanteessa.

Mitä hyötyä Kennosta on arjessa?

Lopulta järjestelmän vaihto ei ole pelkkää teknologiaa, se on mitä hyötyä saatte arjessa. Hyvä järjestelmä näkyy siinä, että työ helpottuu, asukkaat saavat parempaa palvelua ja johto saa faktoihin pohjautuvaa tietoa päätöksenteon tueksi.

Sujuvampi arki

Kennon käyttöliittymä ja prosessit on rakennettu arjen tarpeista käsin. Me olemme tehneet tiivistä yhteistyötä alan suurimpien toimijoiden kanssa, jotta jokainen ominaisuus palvelee oikeaa tekemistä.

• Sopimusten hallinta käy yhdestä näkymästä.
• Asuntohakemukset ja asukasvalinnat hoituvat ilman ylimääräistä säätöä.
• Huoltokalenteri ja työnohjaus pitävät ylläpidon ajan tasalla.
• Kaikki tieto löytyy yhdestä paikasta – ei enää tiedon metsästystä eri järjestelmistä.

Parempi asiakaspalvelu asukkaille

Asukkaat odottavat nykyaikaisia palveluita. Kenno mahdollistaa:

• Sähköiset palvelut asukkaille – asuntohakemuksesta vikailmoituksiin.
• Nopeamman reagoinnin asukkaiden yhteydenottoihin.
• Selkeämmän ja helpommin hallittavan asiakasviestinnän.

Johdon raportointi valmiina käyttöön

Me tiedämme, että johdon pitää saada dataa päätösten tueksi. Kennon raportointi on rakennettu niin, että tarvittava tieto löytyy yhdellä silmäyksellä. Esimerkiksi:

• Käyttöasteet ja vaihtuvuustiedot
• Vuokrareskontran tilanne
• Ylläpidon toimenpiteet ja niiden kustannukset

Power BI -raportoinnin avulla dataa voidaan visualisoida ja jalostaa edelleen, mutta myös Kennon oma käyttöliittymä tarjoaa paljon hyödyllistä tietoa suoraan arjen tarpeisiin.

Asiakastarina: Lahden Talot

Lahden Talot on yksi suurimmista vuokranantajista Lahden seudulla, ja heillä on yli 7000 kotia. He lähtivät mukaan Kennon kehitykseen, koska vanha järjestelmä ei enää tukenut heidän kasvuaan ja toiminnan kehittämistä. Tavoitteena oli löytää ratkaisu, joka kokoaa kaikki tärkeimmät työkalut samaan paikkaan – isännöinnistä asuttamiseen ja reskontraan.

Asiakkuusjohtaja Piia Jokiaho kertoo, että Kennon käyttöönotto on sujunut heillä hyvin. Toiminta on jatkunut normaalisti myös siirtymävaiheen aikana, ja Pandian tuki on ollut helposti saatavilla koko matkan ajan. Nyt Lahden Talot kokevat, että heillä on vahva pohja jatkaa kehittämistä ja viedä toimintaa eteenpäin.

Palvelupäällikkö Johanna Salmela, joka toimii Lahden Taloilla Kennon pääkäyttäjänä, nostaa esiin erityisesti käytettävyyden. Hänen mukaansa järjestelmä on helppokäyttöinen ja kehittyy jatkuvasti. Uusia ominaisuuksia on tullut eri osa-alueille, ja Johanna sanoo voivansa suositella Kennoa muillekin. Erityisen positiivista on ollut se, että järjestelmä on nykyaikainen ja vastaa tämän päivän tarpeisiin

Käyttöönotto voi olla helppoa – aloitetaan yhdessä.

Järjestelmän vaihtaminen on aina iso liike, mutta ei turha riski, jos sen tekee hallitusti ja oikeiden ihmisten kanssa. Me olemme nähneet, miten hyvin suunniteltu ja tuettu käyttöönotto vie koko organisaation eteenpäin, kun löytyy parempi tapa toimia.

Rakennamme käyttöönoton aina teidän tilanteen mukaan, mutta parhaiksi todetuilla toimintamalleilla. Ja ennen kaikkea, olemme mukana myös sen jälkeen, kun järjestelmä on otettu käyttöön.

Jos pohdit järjestelmän vaihtoa, ota yhteyttä. Jutellaan teidän tilanteesta ja katsotaan yhdessä, miten teidän matka kohti sujuvampaa arkea voisi alkaa.