Lainojen hallinnasta raportoinnin ja budjetoinnin kehittämiseen VTS:llä, kokemuksia Pandian kanssa toimimisesta

Suomen Asiakaskokemukset Oy selvitti miten VTS-kotien ja Pandian yhteistyö on vaiheittain edennyt. Lue Case-kuvaus alta tai suoraan kokemuksia.fi-portaalista.

 


VTS-kodit, Sanna Mattila: ”Nyt voimme luottaa siihen, että data on oikeaa”

VTS-kodit on yleishyödyllinen vuokranantaja, joka omistaa yhteensä noin 9000 asuntoa yli 170 kiinteistössä Tampereella. VTS-kodeilla on käytössään Pandia Finance, Pandia Analysis ja Pandia Budgeting –ohjelmistotyökalut, joiden avulla ovat VTS-kotien datan sekä raportoinnin laadukkuus ja luotettavuus parantuneet merkittävästi.

VTS

Pandian ja VTS-kotien välinen yhteistyö alkoi Pandian lainanhallintaohjelman, eli Pandia Financen, käyttöönoton myötä. Sen jälkeen on yhteistyötä laajennettu myös budjetoinnin ja raportoinnin puolelle. Laajentumisen taustalla vaikuttavat Pandian toimialatuntemus sekä sovituista asioista kiinni pitäminen.

– Pandialla on todella särmä ote tekemiseen. Olen tehnyt paljon tietohallinnon projekteja, ja aika usein aikataulut ja budjetit paukkuvat. Pandian kanssa asiat valmistuivat sovitusti, kertoo VTS-kotien tietopalveluinsinööri Sanna Mattila.

Lisää dataa raportoinnin tueksi

Pandia Analysis –raportointijärjestelmän avulla halutaan tuottaa VTS-kodeille laadukkaita raportteja joustavasti. VTS-kotien toiminnanohjausjärjestelmänä toimii Tampuuri, joka on samalla myös Pandian päälähdetietojärjestelmä VTS-kodeille tehtävässä raportoinnissa.

– Iso osa operatiivisesta datastamme on Tampuurissa. Meillä oli tarve saada Tampuurin tuottaman datan oheen muutakin dataa ilman, että meidän täytyy yhdistellä sitä käsin, Mattila kertoo.

– Rakensimme Pandian kanssa rajapinnan heidän järjestelmänsä ja Tampuurin välille. Nyt haluttu data siirtyy joka yö Tampuurista Pandian järjestelmään. Rinnalle tuodaan samalla tavalla dataa myös muun muassa talouden järjestelmistä. Datan koonti yhteen paikkaan on toiminut todella hyvin ja olemme saaneet luotua kattavan datavaraston raportoinnin tueksi, Mattila kuvailee.

– Meillä on tietyt raportit, joita käydään läpi viikoittaisessa johtoryhmän palaverissa. Hallitukselle rakennetaan oma pakettinsa ja toiminnanjohtajalle kootaan tietyt tunnusluvut. Tulevaisuudessa meidän on tarkoitus upottaa joitakin perusraportteja intranettiin kaikkien nähtäväksi, Mattila summaa.

Syvää porautumista tietoon

Yhdeksi raportointijärjestelmän eduksi Mattila kokee sen, että se mahdollistaa syvemmän porautumisen tietoon. Hyvä esimerkki tästä on graafi, josta on nähtävillä käyttöasteen kehittyminen.

– Jos jossakin kohtaa on tapahtunut notkahdus, niin herää meillä tietysti silloin kiinnostus, että miksi niin on käynyt. Luvut ja tieto, joista notkahdus syntyy, ovat nähtävillä. Voimme tarkastella niiden avulla syvemmin notkahduksen syytä. Erilaisia suodatus- ja näkökulmamahdollisuuksia on monipuolisesti, Mattila kertoo.

Toinen raportointijärjestelmän hyvä ominaisuus, joka luo vankan pohjan raportoinnin kokonaisuudelle ja varmistaa datan laatua, on Mattilan mielestä virheraportointi. Jos Tampuurissa olevasta datasta löytyy määrittelyjen vastainen poikkeama tai puute, tekee Pandian järjestelmä tästä virheraportin. Raportin perusteella voidaan poikkeama tai puute käydä korjaamassa Tampuuriin. Tällöin raportointidatan lisäksi kasvaa myös operatiivisen datan laatu suoraan lähdejärjestelmässä.

– Nyt voimme luottaa siihen, että data on oikeaa. Datan luotettavuus on kasvanut huimasti, Mattila painottaa.

Budjetointityökalulla helpotusta massanhallintaan

Pandia Budgeting otettiin käyttöön budjetoinnin ja ennen kaikkea isojen massojen käsittelyn helpottamiseksi. VTS-kotien kiinteistöjen kulujen budjetointi on hajautettu niin, että budjetoinnista vastaa useampi taho. Jokaisella taholla on omat vastuutilinsä. Osa budjetin luvuista tulee Tampuurin sisältä ja osa syötetään käsin.

– Haemme budjetointityökalulla helpotusta ennen kaikkea massahallintaan. Tavoittelemme kunkin oman vastuualueen budjetoinnin yksinkertaistamista, Mattila sanoo.

–Isoin helpotus tästä on ehkä meidän talousosastollemme siinä vaiheessa, kun budjetteja aletaan laittaa oikeaan hahloon, tekemään vuokranmääritystä sekä vyörytyksiä. Jatkossa on tarkoitus toimia niin, että Tampuurin puolelta siirretään rajapinnan kautta Pandiaan Tampuurin tuottamat budjettiluvut ja loppu budjetointi tehdään Pandian puolella, Mattila avaa.

”Projektit on viety läpi moitteettomasti”

Yhteistyö Pandian kanssa on sujunut Mattilan mukaan hyvin. Suurin Pandian palveluista saatu hyöty on hänen mielestään saatavilla olevan tiedon laadukkuus. Hyvänä kakkosena tulee resurssien kohdentaminen. Nyt VTS-kotien omat resurssit on saatu kohdennettua esimerkiksi analysointiin raporttien rakentamisen sijaan.

–Projektit on viety läpi moitteettomasti. Jos Pandiaa pitäisi kuvailla kahdella sanalla, niin sanoisin, että ammattitaitoinen ja luotettava. Ammattitaidolla tarkoitan ICT-taitojen lisäksi asiakkaan toimialan tuntemista, mikä on todella tärkeä asia lopputuloksen laadukkuuden kannalta, Mattila painottaa.

– Voin suositella Pandiaa lämpimästi, Mattila lopettaa.